Часті запитання (FAQ)
1. ГІГІЄНА БАЗИ ДАНИХ: ПРИЗУПИНЕННЯ ПРОТИ ВИДАЛЕННЯ Золоте правило:
Ніколи не видаляйте активного клієнта або активну програму лише тому, що клієнт перестав платити або збанкрутував. Чому?
Видалення записів руйнує реляційну цілісність вашої бази даних. Якщо ви видалите клієнта, будь-які історичні рахунки-фактури, журнали спостереження та застарілі сертифікати, пов’язані з його ідентифікатором, стануть «сирітими», що призведе до фатальних помилок обмежень зовнішнього ключа під час запитів до бази даних та значно ускладнить ваші фінансові аудити.
Хитрість: Завжди використовуйте інструменти керування статусом. Перейдіть до програми клієнта та змініть її статус на «Призупинено» або «Відкликано». Це збереже ваш паперовий слід, задовольнятиме вимоги ISO 17021 щодо зберігання записів та автоматично оновлюватиме сторінку перевірки QR-коду, щоб показати громадськості, що сертифікат більше не дійсний.
2. ОСВІТЛЕННЯ СКАНЕРА ШІ
Інтеграція Google Cloud Vision зі штучним інтелектом значно зменшує ручне введення даних, але її точність залежить від якості введення.
Порада: Не завантажуйте розмиті фотографії або перекошені скани мобільних телефонів сертифікатів реєстру компаній України. Переконайтеся, що завантажене зображення є плоским, добре освітленим, сканованим зображенням з високою роздільною здатністю (бажано прямий цифровий PDF або JPEG з роздільною здатністю 300dpi).
Захист від помилок: ШІ витягне код EDRPOU та юридичну адресу, але не зможе перевірити, чи перебуває компанія під юридичними санкціями. Завжди розглядайте результат ШІ як «Чернетку» та вручну звіряйте код EDRPOU з офіційною базою даних Міністерства юстиції, перш ніж натискати «Підтвердити».
3. УПРАВЛІННЯ БРОКЕРАМИ ТА ПОСЕРЕДНИКАМИ
Багато органів сертифікації залучають клієнтів через сторонніх брокерів. Брокери часто відмовляються надавати прямі адреси електронної пошти кінцевих клієнтів, щоб захистити свої бізнес-інтереси.
Хитрість: Під час створення профілю клієнта, який вносить брокер, пов’яжіть Посередника/Брокера з екраном Управління клієнтами вашого клієнта. У полі електронної пошти автоматично з’явиться електронна адреса Брокера, щоб він отримував сповіщення від програми CB, якщо не проводиться спостереження, таким чином відповідальність лягатиме на вашого Брокера, а не на ваш Орган сертифікації.
Результат: Коли завдання Cron активує автоматичні 30-денні, 5-денні та 24-годинні попередження про спостереження, додаток інтелектуально направлятиме ці юридичні сповіщення брокеру, забезпечуючи відповідність вашого CB графікам аудиту, не минаючи зв'язок з брокером.
4. ШВИДКЕ ВІДСТРОЖЕННЯ ОПИСІВ ОБЛАСТЕЙ ДІЇ (NACE/DKPP)
Ручне введення складних сфер діяльності може призвести до друкарських помилок в офіційних сертифікатах.
Хитрість: значною мірою покладайтеся на інтегрований пошук кодів NACE/DKPP під час фази 2 термінового створення сертифіката. Введіть числа (наприклад, "41.20"), виберіть попередньо перекладене офіційне визначення штату та дозвольте системі додати його.
Порада щодо форматування: Якщо вам потрібно поєднати офіційні визначення з користувацькими запитами клієнтів, напишіть користувацький текст у полі ручного введення та переконайтеся, що синій перемикач ("Додавати описи кодів NACE/DKPP") встановлено в положення "УВІМК." під час останнього етапу перевірки. Система чітко об'єднає обидва рядки, використовуючи правильні крапки з комою.
5. КЕРУВАННЯ ГЛОБАЛЬНИМ ЛІЧИЛЬНИКОМ
Якщо ви помилитеся та призначите сертифікату неправильний номер, редагування цього конкретного сертифіката (за допомогою жовтої кнопки календаря/редагування) є простим. Однак це не скидає пам'ять "наступного доступного номера" програми.
Виправлення: Якщо ви видалите останній рахунок-фактуру або сертифікат і хочете, щоб система повторно використала цей точний номер для наступного клієнта, вам потрібно перейти до Налаштувань системи > Інструменти адміністрування та натиснути відповідну утиліту "Очищення номерів" або "Скидання лічильника". Це синхронізує внутрішній лічильник бази даних з фактичними документами, що зберігаються на даний момент.
6. ЗВІТИ ТА КЕРУВАННЯ ДАНИМИ
Створення щомісячних звітів для внутрішнього перегляду або національних акредитаційних агентств може бути складним. Щоб оптимізувати цей робочий процес, ми пропонуємо такі інструменти звітності:
A) Зведені звіти Цей інструмент автоматично генерує аналітичні звіти, відфільтровані за стандартом, роком та аудитором. Він надає повний огляд усіх виданих сертифікатів та автоматично оновлюваний статус спостереження. Ви можете відстежувати термінові або прострочені аудити в режимі реального часу та експортувати ці показники у форматі Excel (XLSX) або PDF.
B) Пошук клієнтів Ефективна утиліта для швидкого пошуку клієнтів або брокерів для оновлення даних. Ви можете шукати в базі даних за кількома критеріями, включаючи назву компанії, код EDRPOU, адресу електронної пошти або номер телефону.
C) Огляд сертифіката компанії Важлива панель інструментів для відстеження сертифікатів, виданих кожному конкретному клієнту. Вбудований рядок пошуку усуває необхідність ручного прокручування. Цей огляд дозволяє миттєво фільтрувати базу даних та переглядати всі призупинені сертифікати по всій вашій клієнтській базі.
D) Керування регуляторним законодавством Регуляторні рамки часто змінюються. Коли ваш юридичний відділ повідомляє про оновлення законодавства, ця утиліта дозволяє миттєво оновлювати закони, на які посилаються, в межах база даних. Вона попередньо завантажена обов'язковим українським законодавством, але повністю налаштовується. Щоб отримати технічну допомогу щодо налаштування нових законів, зверніться за адресою support@consulting-ua.eu або відкрийте запит на підтримку тут, і ми допоможемо вам.
E) Закони та стандарти CB Безцінний навчальний ресурс для вашої аудиторської команди, особливо нових співробітників. Він автоматично заповнюється історичними та нещодавніми національними та міжнародним судовими справами. Ці реальні прецеденти керують рішеннями аудиторів та захищають Орган сертифікації від майбутніх зобов'язань. Він включає інтегрований модуль Google Translate для швидкого багатомовного розуміння.
F) Управління брокерами Звіт про продуктивність брокерів візуалізує ефективність
ваших посередників, допомагаючи вам визначити найкращих виконавців. Інтерактивні діаграми відображають щомісячні метрики продуктивності та залучення клієнтів для кожного брокера. Крім того, ви можете легко конвертувати існуючий профіль компанії в профіль брокера одним клацанням миші, якщо вони встановлюють офіційне партнерство з вашим Органом сертифікації.
G) Стан зв'язку спостереження Цей модуль суворо відстежує автоматичні 30-денні
та 5-денні нагадування електронною поштою про майбутні аудити. Візуальна панель інструментів точно підтверджує, коли було надіслано електронний лист (з міткою часу). Коли клієнт натискає посилання підтвердження всередині своєї електронної пошти, система автоматично реєструє його отримання. Або ж, якщо клієнт підтверджує свій аудит телефоном, ви можете вручну позначити повідомлення як підтверджене та продовжити планування зустрічі з аудиторською групою.