Часто задаваемые вопросы (Faq)
1. ГИГИЕНА БАЗЫ ДАННЫХ: ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ ПРОТИВ УДАЛЕНИЯ Золотое правило:
Никогда не удаляйте активного клиента или активное приложение только потому, что клиент перестал платить или обанкротился. Почему?
Удаление записей разрушает реляционную целостность вашей базы данных. Если вы удалите клиента, все исторические счета-фактуры, журналы мониторинга и устаревшие сертификаты, связанные с его идентификатором, станут «осиротевшими», что приведет к фатальным ошибкам ограничения внешнего ключа при запросах к базе данных и серьезно осложнит ваши финансовые аудиты.
Совет: Всегда используйте инструменты управления статусом. Перейдите к приложению клиента и измените его статус на «Приостановлено» или «Отозвано». Это сохранит вашу документацию, удовлетворит требованиям ISO 17021 к хранению записей и автоматически обновит страницу проверки QR-кода, чтобы показать общественности, что сертификат больше недействителен.
2. Освоение сканера с искусственным интеллектом
Интеграция Google Cloud Vision с искусственным интеллектом значительно сокращает ручной ввод данных, но его точность зависит от качества входных данных.
Совет: Не загружайте размытые фотографии или искаженные сканы свидетельств о регистрации компаний в Украине, сделанные на мобильный телефон. Убедитесь, что загружаемое изображение представляет собой ровный, хорошо освещенный скан высокого разрешения (предпочтительно цифровой PDF-файл или JPEG с разрешением 300 dpi).
Защита от ошибок: ИИ извлечет код ЕДРПОУ и юридический адрес, но не сможет проверить, находится ли компания в настоящее время под юридическими санкциями. Всегда рассматривайте результат работы ИИ как «черновик» и вручную сверяйте код ЕДРПОУ с официальной базой данных Министерства юстиции, прежде чем нажать «Подтвердить».
3. УПРАВЛЕНИЕ БРОКЕРАМИ И ПОСРЕДНИКАМИ
Многие органы по сертификации привлекают клиентов через сторонних брокеров. Брокеры часто отказываются предоставлять прямые адреса электронной почты конечных клиентов, чтобы защитить свои коммерческие интересы.
Хитрость: При создании профиля клиента, привлеченного брокером, свяжите посредника/брокера с экраном управления клиентами. В поле электронной почты автоматически появится адрес электронной почты брокера, поэтому он будет получать уведомления от приложения CB, если проверка не будет проведена, таким образом, ответственность ляжет на вашего брокера, а не на ваш орган по сертификации.
Результат: Когда автоматически запускаются 30-дневные, 5-дневные и 24-часовые предупреждения о проверке с помощью Cron Job, приложение интеллектуально перенаправляет эти юридические уведомления брокеру, обеспечивая соответствие вашего органа по сертификации графикам аудита без обхода отношений с брокером.
4. УСКОРЕННОЕ ОПИСАНИЕ ОБЛАСТИ ДЕЙСТВИЯ (NACE/DKPP)
Ручной ввод сложных областей действия может привести к опечаткам в официальных сертификатах.
Совет: В значительной степени полагайтесь на встроенный поиск кода NACE/DKPP на этапе 2 срочного создания сертификата. Введите цифры (например, "41.20"), выберите предварительно переведенное официальное определение штата и позвольте системе добавить его.
Совет по форматированию: Если вам необходимо объединить официальные определения с пользовательскими запросами клиентов, напишите пользовательский текст в поле для ввода вручную и убедитесь, что синий переключатель ("Добавить описания кодов NACE/DKPP") установлен в положение "ВКЛ" на заключительном этапе проверки. Система корректно объединит обе строки, используя правильные точки с запятой.
5. УПРАВЛЕНИЕ ГЛОБАЛЬНЫМ СЧЕТЧИКОМ
Если вы допустили ошибку и присвоили сертификату неверный номер, отредактировать этот конкретный сертификат (используя желтый календарь/кнопку редактирования) легко. Однако это не сбрасывает память приложения "следующий доступный номер".
Решение: Если вы удалили последний счет или сертификат и хотите, чтобы система повторно использовала этот же номер для следующего клиента, необходимо перейти в "Системные настройки" > "Административные инструменты" и щелкнуть соответствующую утилиту "Очистка номеров" или "Сброс счетчика". Это синхронизирует внутренний счетчик базы данных с фактически хранящимися в ней документами.
6. ОТЧЕТЫ И УПРАВЛЕНИЕ ДАННЫМИ
Создание ежемесячных отчетов для внутреннего анализа или национальных аккредитационных агентств может быть сложной задачей. Для оптимизации этого рабочего процесса мы предлагаем следующие инструменты отчетности:
A) Сводные отчеты. Этот инструмент автоматически генерирует аналитические отчеты, отфильтрованные по стандарту, году и аудитору. Он предоставляет полный обзор всех выданных сертификатов и автоматически обновляемый статус надзора. Вы можете отслеживать срочные или просроченные аудиты в режиме реального времени и экспортировать эти показатели в файлы Excel (XLSX) или PDF.
B) Поиск клиентов. Эффективная утилита для быстрого поиска клиентов или брокеров для обновления данных. Вы можете искать в базе данных по нескольким критериям, включая название компании, код EDRPOU, адрес электронной почты или номер телефона.
C) Обзор сертификатов компании. Важная панель мониторинга для отслеживания сертификатов, выданных каждому конкретному клиенту. Встроенная строка поиска исключает необходимость ручной прокрутки. Этот обзор позволяет мгновенно фильтровать базу данных и просматривать все приостановленные сертификаты по всей вашей клиентской базе.
D) Управление нормативными актами. Нормативно-правовые рамки часто меняются. Получив уведомление от вашего юридического отдела об обновлении законодательства, эта утилита позволяет мгновенно обновить указанные законы в база данных. Она поставляется с предустановленным обязательным украинским законодательством, но полностью настраиваема. Для получения технической помощи по настройке новых законов обращайтесь по адресу support@consulting-ua.eu или откройте заявку в службу поддержки здесь, и мы вам поможем.
E) Законы и стандарты CB. Бесценный учебный ресурс для вашей аудиторской команды, особенно для новых сотрудников. Он автоматически заполняется историческими и недавними национальными и международными судебными делами. Эти реальные прецеденты помогают аудиторам принимать решения и защищают орган по сертификации от будущей ответственности. Включает в себя встроенный модуль Google Translate, для быстрого многоязычного понимания.
F) Управление брокерами. Отчет о производительности брокеров визуализирует эффективность работы ваших посредников, помогая вам выявлять лучших. Интерактивные диаграммы отображают ежемесячные показатели производительности и привлечения клиентов для каждого брокера. Кроме того, вы можете легко преобразовать существующий профиль компании в профиль брокера одним щелчком мыши, если они установят
официальное партнерство с вашим органом по сертификации.
G) Статус связи в рамках мониторинга. Этот модуль строго отслеживает автоматические напоминания по электронной почте за 30 и 5 дней о предстоящих аудитах. Визуальная панель мониторинга точно подтверждает, когда было отправлено электронное письмо (с указанием времени). Когда клиент переходит по ссылке подтверждения в электронном письме, система автоматически регистрирует получение письма. В качестве альтернативы, если клиент подтверждает аудит по телефону, вы можете вручную отметить сообщение как полученное и приступить к планированию работы аудиторской группы.