Frequently Asked Question

1. IGIENA BAZEI DE DATE: SUSPENDARE VS. ȘTERGERE Regula de aur:

Nu ștergeți niciodată un client activ sau o aplicație activă doar pentru că clientul a încetat să plătească sau a încetat să mai plătească. De ce?

Ștergerea înregistrărilor distruge integritatea relațională a bazei de date. Dacă ștergeți un client, orice facturi istorice, jurnale de supraveghere și certificate vechi legate de ID-ul său devin orfane, ceea ce va cauza erori fatale de constrângere a cheii externe în timpul interogărilor bazei de date și va complica grav auditurile financiare.

Trucul: Utilizați întotdeauna instrumentele de gestionare a stării. Navigați la aplicația clientului și schimbați starea acestuia în Suspendat sau Retras. Acest lucru vă păstrează datele pe hârtie, îndeplinește cerințele ISO 17021 pentru păstrarea înregistrărilor și actualizează automat pagina de verificare a codului QR pentru a arăta publicului că certificatul nu mai este valabil.

2. STĂPINIREA SCANERULUI AI

Integrarea Google Cloud Vision AI reduce drastic introducerea manuală a datelor, dar acuratețea acesteia depinde de calitatea datelor introduse.

Sfat: Nu încărcați fotografii neclare sau scanări distorsionate ale certificatelor de la Registrul Comerțului din Ucraina, făcute cu telefonul mobil. Asigurați-vă că imaginea încărcată este o scanare plată, bine iluminată și de înaltă rezoluție (de preferință un PDF digital direct sau un JPEG de 300 dpi).

Siguranță: Inteligența artificială va extrage codul EDRPOU și adresa legală, dar nu poate verifica dacă firma se află în prezent sub sancțiuni legale. Tratați întotdeauna rezultatul inteligenței artificiale ca pe o „Schiță” și comparați manual codul EDRPOU cu baza de date oficială a Ministerului Justiției înainte de a face clic pe „Confirmare”.

3. GESTIONAREA BROKERILOR ȘI INTERMEDIARILOR

Multe organisme de certificare achiziționează clienți prin intermediul unor brokeri terți. Brokerii refuză adesea să partajeze adresele de e-mail directe ale clienților finali pentru a-și proteja interesele comerciale.

Trucul: Atunci când creați un profil de client adus de un broker, conectați Intermediarul/Brokerul cu ecranul de Gestionare a Clienților clientului dvs. În câmpul de e-mail va apărea automat adresa de e-mail a Brokerului, astfel încât acesta va primi notificări de la aplicația OC dacă supravegherea nu este efectuată, astfel răspunderea revenind Brokerului dvs., nu Organismului dvs. de Certificare.

Rezultatul: Când Avertismentele automate de supraveghere la 30 de zile, 5 zile și 24 de ore sunt declanșate de Cron Job, Aplicația va direcționa inteligent aceste notificări legale către Broker, asigurându-se că OC-ul dvs. respectă programele de audit fără a ocoli relația cu brokerul.

4. DESCRIZII RAPIDE ALE DOMENIILOR DE APLICARE (NACE/DKPP)

Tastarea manuală a domeniilor complexe de activitate poate duce la erori tipografice pe certificatele oficiale.

Trucul: Bazați-vă foarte mult pe căutarea integrată a codului NACE/DKPP în timpul Fazei 2 a Generării Urgente de Certificate. Tastați numerele (de exemplu, „41.20”), selectați definiția oficială a stării pre-tradusă și permiteți sistemului să o adauge.

Sfat de formatare: Dacă trebuie să combinați definiții oficiale cu solicitări personalizate ale clienților, scrieți textul personalizat în caseta manualului și asigurați-vă că comutatorul albastru („Adăugare descrieri ale codului NACE/DKPP”) este setat pe ON în timpul fazei finale de revizuire. Sistemul va concatena ambele șiruri folosind punct și virgulă corespunzătoare.

5. GESTIONAREA CONTORULUI GLOBAL

Dacă faceți o greșeală și atribuiți un număr incorect unui certificat, editarea acelui certificat specific (folosind butonul galben calendar/editare) este ușoară. Cu toate acestea, nu resetează memoria „următorul număr disponibil” a aplicației.

Soluția: Dacă ștergeți cea mai recentă factură sau certificat și doriți ca sistemul să reutilizeze exact acel număr pentru următorul client, trebuie să navigați la Setări sistem > Instrumente administrative și să faceți clic pe utilitarul respectiv „Curățare numere” sau „Resetare contor”. Aceasta sincronizează contorul intern al bazei de date cu documentele stocate în prezent.

6. GESTIONAREA RAPOARTELOR ȘI A DATELOR

Generarea de rapoarte lunare pentru revizuirea internă sau Agențiile Naționale de Acreditare poate fi dificilă. Pentru a eficientiza acest flux de lucru, oferim următoarele instrumente de raportare:

A) Rapoarte sumarizate Acest instrument generează automat rapoarte analitice filtrate după Standard, An și Auditor. Acesta oferă o imagine de ansamblu completă a tuturor certificatelor emise și o stare de supraveghere care se actualizează automat. Puteți monitoriza auditurile urgente sau restante în timp real și puteți exporta aceste valori ca fișiere Excel (XLSX) sau PDF.

B) Căutare clienți Un utilitar eficient pentru a localiza rapid clienți sau brokeri pentru actualizări de date. Puteți căuta în baza de date folosind mai multe criterii, inclusiv numele companiei, codul EDRPOU, adresa de e-mail sau numărul de telefon.

C) Prezentare generală a certificatului companiei Un tablou de bord crucial pentru urmărirea certificatelor emise fiecărui client specific. Bara de căutare încorporată elimină necesitatea derulării manuale. Această prezentare generală vă permite să filtrați instantaneu baza de date și să vizualizați toate certificatele suspendate din întreaga bază de clienți.

D) Gestionarea legilor de reglementare Cadrele de reglementare se schimbă frecvent. Atunci când sunteți notificat de Departamentul Juridic cu privire la o actualizare legislativă, acest utilitar vă permite să actualizați instantaneu legile la care se face referire în cadrul baza de date. Vine preîncărcată cu legislația ucraineană obligatorie dar este complet personalizabilă. Pentru asistență tehnică la configurarea noilor legi, contactați support@consulting-ua.eu sau deschideți un tichet de asistență aici, iar noi vă vom ghida.

E) Legi și standarde CB O resursă de instruire neprețuită pentru echipa dvs. de audit, în special
personalul mai nou. Se completează automat cu cazuri judiciare naționale și internaționale istorice și recente.Aceste precedente din lumea reală ghidează deciziile auditorilor și protejează
Organismul de Certificare de răspunderi viitoare. Include un modul integrat Google Translate
pentru o înțelegere rapidă a multilingvului.

F) Managementul brokerilor Raportul de productivitate a brokerilor vizualizează performanța
intermediarilor dvs., ajutându-vă să identificați cei mai performanți. Graficele interactive afișează lunar productivitatea și indicatorii de achiziție a clienților per broker. În plus, puteți converti fără probleme un profil de companie existent într-un broker cu un singur clic dacă aceștia stabilesc un
parteneriat formal cu Organismul dvs. de Certificare.

G) Starea comunicării de supraveghere Acest modul urmărește strict mementourile automate prin e-mail la 30 de zile și la 5 zile pentru auditurile în așteptare. Tabloul de bord vizual confirmă exact momentul în care un e-mail a fost trimis (cu marcaj temporal). Când un client dă clic pe linkul de confirmare din e-mailul său, sistemul înregistrează automat primirea acestuia. Alternativ, dacă un client confirmă auditul prin telefon, puteți marca manual comunicarea ca fiind confirmată și
continua cu programarea echipei de audit.